各二级学院、相关部门：

为规范有序做好2026届毕业生档案材料整理、归档及转递工作，保障毕业生档案信息真实、完整、安全，现就有关事项通知如下：

一、档案整理时间

各二级学院需在2026年6月15日前完成本院毕业生档案材料的整理、核查工作，确保按时移交。

二、档案整理内容

毕业生档案需统一整理归档以下材料：

1.学生在校期间完整成绩单（需加盖教务部门公章）；

2.实习鉴定表（需按要求填写完整、签字确认，加盖实习单位及学院公章）；

3.毕业生登记表：填写规范、手续齐全，务必加盖淮北理工学院公章；

4.党组织材料、团组织材料（按相关要求整理归档）；

5.奖惩材料：学生在校期间获得校级及以上表彰形成的各类材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；学生在校期间违反校规校纪、触犯国家法律形成的各类处分材料（需完整归档，不得遗漏）；

6.高校毕业生档案转递单（由学校就业部门统一提供，按要求填写完整）。

三、档案整理要求

1.所有毕业生档案材料必须清晰注明学生学号，以班级为单位，严格按学号从小到大顺序排列；确保每位毕业生档案材料中的姓名、学号与档案袋标注信息完全一致，严禁夹杂他人材料、遗漏个人材料。

2.所有毕业生档案材料均需提供原件，特殊情况确需提供复印件的，必须加盖相关部门公章确认，否则不予归档。

3.党员材料：党组织材料、团组织材料需严格按照学校党建办、团委的具体要求装档封存，并在档案袋封面明确标明“党员材料”“团员材料”，便于区分核查。

4.负责归档的老师需认真核查每一位毕业生的归档材料，如实填写《毕业生归档明细表》（附件1），有对应材料的在表格中准确打钩，无相关材料的标注“无”；同时在《毕业生归档明细表》首页右上角，清晰签署归档老师姓名、联系电话，并加盖学院公章，按一式两份准备，以学院为单位统一报送。

5.严格遵守档案工作相关法律法规及学校档案管理规定，认真做好档案材料的鉴定与保密工作，保障档案材料安全。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料，一经发现，将严肃追究相关人员责任。

四、档案报送要求

1.为确保毕业生档案顺利整理、归档及转递，不影响毕业生后续就业、升学等事宜，各二级学院需以学院为单位，严格按照以下时间节点领取、报送档案材料，不得逾期：

2.移交档案时，需填写《毕业生档案材料移交表》（附件2），按一式两份准备，以学院为单位统一报送，移交双方核对无误后签字确认。

3.毕业生档案材料若不符合归档、移交要求，学校档案室将予以拒绝接收，相关学院需在规定时间内整改后重新报送。

如有疑问，请及时与学校档案室联系，联系电话：0561-3880230。

淮北理工学院学生处

2026年5月7日